Prinsip Manajemen Organisasi Sumber Belajar

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Pengadaan sumber belajar dimaksudkan untuk mempermudah para pengguna (pendidik dan peserta didik) untuk memenuhi segala kebutuhan belajarnya. Baik itu berupa suatu lokasi, benda, maupun manusia. Entah yang sengaja dirancang (by design) dan diadakan untuk menunjang proses belajar mengajar maupun yang memang sudah ada (by utilitation) dan dimanfaatkan untuk kegiatan pembelajaran. Namun, semua sumber belajar itu tidak lantas dibiarkan dan digunakan begitu saja. Tentu harus dikelola dengan sistem manajemen oleh orang-orang yang bersangkutan yang terbagi dalam beberapa sub komponen suatu organisasi sumber belajar. Adanya pengelolaan dimaksudkan agar nantinya sumber belajar dapat berfungsi secara optimal.

Dalam mengelola sumber belajar tentulah terdapat prinsip-prinsip yang menjadi patokan bagi para pengelola sumber belajar. Prinsip-prinsip tersebut yang harus dipegang oleh para pengelola sumber belajar  dalam setiap sub-sub komponen organisasi sumber belajar agar para pengguna (user) merasa puas atas pelayanan yang diberikan oleh pengelola sumber belajar. Pengguna akan merasa puas karena telah mendapatkan apa yang ia butuhkan melalui pelayanan prima yang diberikan pengelola. Jadi, prinsip-prinsip yang digunakan dalam konteks manajemen sumber belajar haruslah yang mengacu pada pengeluaran yang akan sampai kepada pengguna atau dengan kata lain berorientasi kepada kenyamanan pengguna. Baik itu mengenai kemudahan dalam mengakses informasi, kenyamanan saat menggunakan sumber belajar, serta kepuasan yang akan dirasakan pengguna terhadap pelayanan yang diberikan. Maka dari itu, prinsip-prinsip yang digunakan akan lebih baik jika disesuaikan dengan karakteristik umum para penggunanya dan juga faktor-faktor lain yang berhubungan langsung dengan kenyamanan para penggunanya.

B.     Rumusan Masalah

1.         Apa saja sub-sub komponen yang terdapat dalam manajemen organisasi sumber belajar?

2.         Bagaimana prinsip-prinsip manajemen sistem informasi dalam organisasi sumber belajar?

3.         Bagaimana prinsip-prinsip pelayanan dalam organisasi sumber belajar?

4.         Bagaimana prinsip-prinsip manajemen pengembangan intruksional  dalam organisasi sumber belajar?

5.         Bagaimana prinsip-prinsip manajemen produksi dalam organisasi sumber belajar?

C.    Tujuan

1.    Mengetahui sub-komponen yang ada dalam manajemen organisasi sumber belajar.

2.    Mengetahui prinsip-prinsip manajemen sisitem informasi dalam organisasi sumber belajar.

3.    Mengetahui prinsip-prinsip manajemen pelayanan dalam organisasi sumber belajar.

4.    Mengetahui prinsip-prinsip manajemen pengembangan instruksional dalam organisasi sumber belajar.

5.    Mengetahui prinsip-prinsip manajemen produksi dalam organisasi sumber belajar.

                                               

BAB II

PEMBAHASAN

Di dalam organisasi sumber belajar atau lembaga sumber belajar ada beberapa sub komponen organisasi atau unit yang perlu ada dan perlu dikelola dengan baik agar organisasi sumber belajar tersebut dapat berfungsi secara optimal. Adapun sub komponen organisasi sumber belajar tersebut meliputi: unit sistem informasi, unit pelayanan, unit pengembangan instruksional, dan unit produksi. Dalam masing-masing sub komponen tersebut memiliki prinsip-prinsip yang digunakan sebagai acuan atau pedoman. Berikut akan dijelaskan prinsip manajemen dari masing-masing sub komponen.  

A.    Manajemen Sistem Informasi

Manajemen sistem informasi dapat dipahami sebagai sistem yang didesain yang mengandung sekumpulan informasi untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi, dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional organisasi. (sumber bacaan: makalah MSIP Wahyu Widyaningsih)

Hal di atas mengandung arti bahwa manajemen sistem informasi memiliki peranan yang cukup penting dalam organisasi sumber belajar, karena mengandung informasi-informasi yang bermanfaat. Dalam organisasi kesekolahan atau pada lembaga-lembaga pendidikan pada umumnya, informasi yang bermanfaat adalah yang banyak mendukung tugas-tugas lembaga tersebut (Ali Muhtadi.2005:78).

Dalam organisasi pusat sumber belajar, pengelolaan informasi menjadi garapan utama untuk kepentingan peningkatan kualitas manusia pada umumnya. Melalui penyebaran informasi oleh lembaga atau pusat sumber belajar tsb, diharapkan kebebasan menerima informasi untuk masyarakat luas dapat terlaksana.

Namun, sebelum membahas tentang prinsip-prinsip manajemen sistem informasi organisasi sumber belajar, terlebih dahulu Kita bahas tentang manajemen organisasi.

Manajemen organisasi adalah suatu kepengurusan atau seni memimpin dari seorang manajer yang ditujukan kepada sekumpulan orang-orang yang terkoordinir dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi tersebut, manajemen bisa diartikan sebagai pengelolaan staff atau komponen organisasi untuk menjalankan fungsi organisasi sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai (Ali Muhtadi. 2005:79). Jika ini dikaitkan dengan manajemen organisasi sumber belajar bisa diartikan bahwa manajemen dalam organisasi sumber belajar merupakan kegiatan mengelola semua komponen mulai dari personalia (staff) sampai pada program dalam sebuah organisasi sumber belajar, dalam rangka untuk mencapai tujuan.

Dalam setiap organisasi perlu memberikan desiminasi informasi, begitu juga organisasi sumber belajar perlu memberikan desiminasi informasi tentang jasa layanan yang dilakukannya. Oleh karena, itu di dalam organisasi sumber belajar atau lebih dikenal dengan pusat sumber belajar pasti ada sistem informasi. Sistem informasi yang digunakan dalam organisasi sumber belajar biasanya bersifat terbuka. Sistem informasi tersebut digolongkan menjadi dua, yakni:

1.      Informasi Keluar Lembaga Sumber Belajar, yaitu informasi yang ditujukan kepada mahasiswa, dosen, ketua dan  staff pusat, lembaga dalam perguruan tinggi setempat atau sekolah lain yang membutuhkan, misalnya sekolah pendidikan guru (Ali Muhtadi.2005:79). Informasi keluar merupakan proses komunikasi yang dibuat untuk mengumumkan seluruh kegiatan pelayanan, latihan, produksi, penyediaan, konsultasi dan kemudian disampaikan oleh bagian informasi.

Di dalam informasi keluar, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan. Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:

a.       Sesuai dengan perencanaan pusat sumber belajar

b.      Mudah dimengerti oleh klien yang bervariasi yang ingin dijangkau

c.       Usahakan agar dapat memuaskan klien

d.      Membina hubungan dengan klien secara berkesinambungan

e.       Materi informasi hendaknya yang sangat berguna bagi klien dan berkaitan dengan program evaluasi pusat sumber belajar

f.       Tidak akan mengikat klien dalam hal kebebasan, kehendak, waktu atau tempat (Ali Muhtadi. 2005:80)

2.      Informasi di dalam Lembaga Sumber Belajar.

Informasi di dalam berupa informasi yang diberikan kepada klien yang sedang berada di dalam lembaga sumber belajar. Informasi di dalam lembaga sumber belajar biasanya berupa katalog yang berfungsi untuk mencari judul, pengarang, produser, lokasi, isi singkat buku atau program media (Ali Muhtadi. 2005:80).

Dari kedua sistem informasi di atas, maka bisa Kita ambil salah satu contoh manajemen sistem informasi lembaga sumber belajar. Salah satu contohnya adalah perpustakaan. Berikut penjelasannya.

a.)    Peran perpustakaan  sebagai organisasi sumber belajar

Perpustakaan sebagai pusat informasi dan sumber daya yang memberi manfaat, memiliki dua tugas, yakni:

1.      Tugas Ilmiah, yaitu menyimpan dan mengembangkan ilmu pengetahuan/ hasil budaya manusia.

2.      Tugas sosial, yaitu melayani siapa saja yang membutuhkan bahan yang bersumber dari perpustakaan

Selain memiliki tugas, perpustakaan juga memiliki fungsi. Menurut Anggani Sudono dalam bukunya yang berjudul Sumber Belajar dan Alat Permainan (2000:12) perpustakaan memiliki fungsi sebagai “jantung sekolah”, karena di dalamnya berisi berbagai informasi yang dapat membantu setiap orang yang menggunakannya untuk mengembangkan diri.

Adapun fungsi dari perpustakaan menurut Supriyanto dan Suradi (Ali Muhtadi. 2005:81-82) adalah:

1.      Fungsi Informasi

Perpustakaan berfungsi sebagai tempat memberikan informasi bagi pengunjung (masyarakat). Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupun menanyakannya ke perpustakaan. Informasi yang diminta dapat berupa informasi mengenai tugas sehari-hari, pelajaran maupun informasi lainnya.

2.      Fungsi Edukatif ( Pendidikan)

Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal (perpustakaan umum) dan informal (perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan sekolah), artinya perputakaan merupakan tempat belajar di luar bangku sekolah maupun tempat belajar dalam lingkungan pendidikan sekolah.

3.      Fungsi Rekreasi

Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultur dengan cara membaca bacaan yang disedakan oleh perpustakaan. Misalnya dengan membaca novel,cerita rakyat, dan lain-lain.

4.      Fungsi Kultural

Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apreasiasi budaya masyarakat. Fungsi ini dapat dilakukan dengan cara menyelanggarakan pameran, ceramah, pertunjukan kesenian, pemutaraan film bahkan bercerita untuk anak-anak.

b.)    Manajemen Informasi Perpustakaan

Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan berbagai jenis bahan pustaka yang dikelolah secara sistematik untuk digunakan sebagai sumber informasi bagi pemakainya. Adapun pengelolaan bahan pustaka perpustakaan dapat dijelaskan sebagai berikut:

PENGELOLAAN BAHAN PUSTAKA

Tujuan pengelolaan koleksi buku atau bukan buku dalam suatu perpustakaan adalah agar supaya segala informasi tentang bahan pustaka atau bahan lainnya yang ada di perpustakaan dikumpulkan menurut suatu sistem tertentu dan diikelola secara tepat. Ini berfungsi untuk mempermudah pemakai dalam mendapatkan informasi. Dalam ilmu perpustakaan, sistem pengelolaan itu disebut katalogisasi.

Katalogisasi adalah suatu proses dalam mempersiapkan data blibiografis yang akan menjadi tajuk pada suatu katalog. Kegiatan mempersiapkan entri katalog disebut dengan kegiatan pengkatalogan atau katalogisasi (Ali Muhtadi.2005:83).

Tujuan katalogisasi, yaitu :

a)      Mencatat semua informasi penting dari suatu buku atau bahan bukan buku untuk membedakannya dengan buku atau bahan bukan buku lainnya.

b)      Untuk mempermudah penelusuran buku atau bahan bukan buku yang diperlukan sehingga dengan mudah ditemukan di antara koleksi perpustakaan.

Fungsi katalog perpustakaan adalah :

a)         Memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang telah disimpan melalui akses pengarang, judul atau subyek.

b)        Menunjukan kepada pengguna koleksi yang ada di perpustakaan.

c)         Membantu pengguna dalam memilih koleksi yang cocok.

Bentuk katalog ada beberapa macam :

a)         Katalog Bentuk Kartu

Katalog jenis ini masih banyak digunakan, karena kartu ini tergolong murah dan dapat dengan mudah disisipkan atau dipindahkan atau disusun kembali sesuai dengan pertambahan dan perkembangan perpustakaan.

b)        Katalog Bentuk Buku

Katalok jenis ini relatif mahal. Bahan-bahan koleksi yang baru tidak dapat ditambahkan, kecuali dibuatkan buku suplemen untuk penambahan tersebut. 

Susunan kartu katalog ada tiga macam, yaitu :

a)        Dictionary catalog : yaitu katalog yang disusun menurut abjad pengarang, judul dan subyek dalam satu susunan.

b)        Divided catalog: katalog yang disusun atas pengklasifikasian jenis.

c)         Classified catalog: merupakan suatu sistem katalog yang disusun menurut suatu bagian klasifikasi tertentu.

(Sumber:http://zulkarnainidham.blogdetik.com/2009/03/01/katalog-perpustakaan/)

Tahap katalogisasi mencakup dua hal :

(1)      Katalogisasi subyek adalah tahap penentuan subyek utama sebuah bahan pustaka.

(2)      Katalogisasi deskriptif berarti menyediakan informasi blibiografis pada berkas katalog (Ali Muhtadi.2005:84-85).

B.     Prinsip-Prinsip Manajemen Pelayanan

Pelayanan pusat sumber belajar adalah suatu kegiatan penyelesaian, pengadaan, pembinaan koleksi, serta pengaturan dan penyampaian bahan pustaka kepada pengunjung/ pemakai perpustakaan.

Unsur-unsur yang menyebabkan terjadinya suatu pelayanan adalah sebagai berikut:

a)      Koleksi, dibina untuk dilayankan, bukan untuk hiasan atau pajangan, bagaimana pengembangannya serta pengaturannya.

b)      Fasilitas, bagaimana ragam layanan, sistem, aturan layanan, lokasi penempatan gedung.

c)      Pelayanan/ petugas, sebagai penghubung dapat berupa seorang ahli, teknisi, ataupun membantu teknisi.

d)     Pemakai, perorangan yang memanfaatkan layanan, dapat seorang ahli, pelajar, mahasiswa, atau umum.

Bila salah satu dari unsur-unsur di atas tidak ada atau hanya dilakukan setengah-setengah, maka pelayanan tidak akan tercipta seperti yang dikehendaki atau tidak sesuai dengan tujuan. Ada tiga prinsip pelayanan, antara lain:

1)      Mudah dimengerti

Menggunakan cara yang mudah dimengerti oleh pengunjung/ pemakai maupun oleh petugas itu sendiri.

2)      Efisien dan ekonomis

Menggunakan peralatan atau bahan-bahan pelengkap dengan jumlah macam yang sedikit tetapi dapat mengoptimalkan fungsi/ manfaatnya.

3)      Kelambatan yang minimal

Mengusahakan tidak adanya kelambatan dalam melayani pemakai. Jika ada penyebab yang menimbulkan kelambatan, maka diminimalisir.

Di dalam manajemen pelayanan, ada beberapa macam pelayanan yaitu:

a.    Pelayanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah satu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan sirkulasi dapat dilaksanakan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku.

Pada pelayanan sirkulasi terdapat beberapa hal pokok yang harus diperhatikan ialah (Mudhofir,1986:69-70):

1.      Peraturan, persyaratan, tata tertib (tertulis atau tidak tertulis)

Dibuat untuk melancarkan hubungan antara petugas dan pemakai sehingga tujuan pelayanan sirkulasi dapat tercapai. Contohnya menentukan jam buka, sangsi keterlambatan, siapa pemakainya, dll.

2.      Keanggotaan , pendaftaran (registrasi)

Untuk mengetahui identitas anggota, alamat, dan profil anggota

3.      Macam pelayanan peminjaman

a.       Sistem peminjaman

b.      Peminjaman dan pengembalian

c.       Perpanjangan

d.      Pesanan

4.      Surat teguran

Untuk mendapatkan kembali bahan-bahan yang terlambat dikembalikan

5.      Sanksi terlambat

a.       Denda

b.      Scorsing: penundaan sementara

6.      Daftar peminjam yang tidak patuh

7.      Statistik harian, bulanan dan tahunan

8.      Pemeliharaan koleksi

a.       Shelving : penyusunan buku dalam rak

b.      Shelf reading (membaca rak): ketetapan buku tersebut dalam rak (susunannya)

c.       Penampilan fisik buku

d.      Penggeseran dan pemotongan : terjadi kalau koleksi bertambah

e.       Penataan ruangan

9.      Penyiangan dan peremajaan koleksi

10.  Inventarisasi dan laporan

Pada hakekatnya, pelayanan sirkulasi memiliki fungsi sebagai berikut:

a.       Informasi

Memberikan jawaban atas pertanyaan–pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai perpustakaan.

b.      Bimbingan

Memberikan bimbingan kepada pemakai untuk menemukan bahan pustaka dalam koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing serta penggunaannya dalam menemukan informasi yang dikehendaki.

c.       Pemilihan/ Penilaian

Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara memilih/ menilai bahan pustaka yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdaya guna maksimal. (Sumber: http://pemasaran.wikispaces.com/file/view/LAYANAN+REFERENSI.pdf )

Dalam pelayanan sirkulasi terdapat beberapa point yang penting untuk dibahas, yakni:

1.)      Sistem Pelayanan Sirkulasi

a)         Sistem terbuka (Open Access)

Sistem terbuka ini adalah sistem pelayanan yang memungkinkan pemakai masuk ke ruang koleksi untuk memilih dan mengambil sendiri buku yang diinginkan dari rak koleksi perpustakaan. Dengan kata lain pengunjung dan pemakai dapat secara langsung menemukan buku dan media bukan buku pada lokasinya. Melihat, mencari, serta mengambil sendiri bahan pustaka, atau peralatan yang diperlukan dari rak buku dan rak peralatan (Mudhofir.1986:70). Menurut Rahayu dan Etik (Ali Muhtadi. 2005:87) sistem terbuka memiliki kelebihan dan kelemahan, yaitu:

Kelebihan: (1) Menghemat tenaga petugas karena pemakai bisa mengambil bukunya sendiri dari rak perpustakaan, (2) memberikan kepuasan kepada pemakai karena bisa memilih buku sesuai yang diinginkan secara langsung, (3) memungkinkan memilih judul lain yang sesuai (relevan) apabila tidak menemukan buku yang dicari, (4) mengurangi kemungkinan terjadinya salah paham antara petugas dan pemakai, (5) kelancaran dalam pelayanan.

Kelemahan: (1) memerlukan tenaga ekstra untuk mengembalikan dan membetulkan kembali buku yang telah selesai dipinjam atau yang salah letak ke raknya semula, (2) Buku akan lebih cepat rusak karena sering dipegang, (3) memerlukan ruangan yang lebih luas untuk pengaturan rak agar pemakai leluasa dalam memilih buku, (4) Susunan buku di rak menjadi mudah rusak, (5) membutuhkan banyak petugas.

b)        Sistem tertutup (Closed Access)

Sistem tertutup adalah sistem pelayanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai mengambil sendiri bahan pustaka yang diinginkan dan dibutuhkannya. Petugas menolong mengambil bahan atau pustaka. Sistem ini juga memiliki kelemahan dan kelebihan.

Keuntungan: (1) Susunan buku atau peralatan dalam rak terpelihara, (2) mudah mengadakan kontrol dan pengawasan, (3) kehilangan dapat ditekan, (4) petugas sedikit, (5) pengambilan dapat seketika.

Kelemahan: (1) petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjaman, (2) prosedur peminjaman tidak bisa cepat (harus menunggu giliran dilayani bila antrian panjang), (3) sejumlah buku tidak pernah disentuh atau dipinjam, (4) peminjam sering tidak puas apabila buku yang dipinjam tidak sesuai dengan yang dikehendaki, (5) katalog perpustakaan sering tidak lengkap dan tidak up to date, (6) rangsangan memilih tidak ada.

2.)      Pelayanan Sirkulasi Berbasis Komputer

Semakin kompleksnya penggunaan teknologi, khususnya komputer di bidang manajemen pelayanan, maka hadirnya komputerisasi sangat diperlukan atau sering juga disebut sebagai otomasi. Komputerisasi disini dimaksudkan bahwa hampir setiap kegiatan dalam suatu organisasi atau manajemen, memanfaatkan fasilitas komputer dalam melaksanakan setiap tugas manajemen tersebut. Adapun persyaratan otomasi, yaitu 1) Sumber Daya Manusia (Brainwave), 2) Perangkat Keras (hardware), 3) Perangkat Lunak (software), 4) Data. Otomasi juga bisa digunakan untuk penelusuran informasi, artinya dapat memberikan kemudahan dalam menemukan kembali sebuah bahan pustaka yang diketahui berdasarkan pengarang, judul, penerbit, tahun pembuatan, dan sebagainya. Namun, pada umumnya perpustakaan masih menggunakan cara-cara yang manual sehingga membuang waktu dan tenaga. Dengan adanya otomasi di  dalam pelayanan perpustakaan seperti sekarang diharapkan dapat membantu memperlancar pelayanan perpustakaan.

b.        Pelayanan Referensi

Merupakan suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi. Adapun tujuan pelayanan referensi menurut Marsudi dan Octavia (Ali Muhtadi.2005:90) adalah sebagai berikut:

(1)   Memungkinkan pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat.

(2)   Memungkinkan pengguna menelusuri informasi dengan pilihan yang lebih luas.

(3)   Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna.

Fungsi dari pelayanan referensi antara lain:

(1)   Fungsi Supervisi/ pengawasan

Untuk menciptakan layanan referensi yang praktis dan efisien perlu memperhatikan: (a) pengaturan fasilitas, (b) pemilihan bahan-bahan, (c) pengarahan tenaga petugas, (d) mempelajari pemakai.

(2)   Fungsi Informasi

Memberikan jawaban singkat atau penelusuran informasi yang luas sesuai bahan-bahan yang dibutuhkan dengan cara menjelaskan sumber-sumber yang tepat dan relevan.

(3)   Fungsi Bimbingan

Memberikan rekomendasi bahan-bahan yang sesuai dengan suatu subjek belajar yang dibutuhkan.

(4)   Fungsi Petunjuk

(a)    Pendidikan perpustakaan tidak formal, yaitu mendidik setiap pembaca untuk menggunakan secara efektif dan efisien setiap fasilitas dan sumber-sumber referensi.

(b)   Pendidikan perpustakaan formal. Diselenggarakan di sekolah-sekolah, kelompok, atau organisasi, yaitu dengan memberikan pengetahuan tentang cara menggunakan perpustakaan dengan baik dan benar.

(5)   Fungsi Bibliografi

Menyusun bibliografi untuk berbagai tujuan antara lain: vertical file, promosi, kertas kerja, serta bantuan bagi penelitian.

(6)   Fungsi Menilai

Sumber referensi harus dinilai secara tersendiri sesuai dengan kepentingan penggunaan masing-masing (Ali Muhtadi.2005:92).

Macam-macam pelayanan referensi menurut Marsudi dan Octavia (Ali Muhtadi.2005:92), yaitu:

1)    Pelayanan referensi pokok

a)             Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun pada khususnya mengenai unit pelayanan referensinya.

b)             Memberikan informasi yang bersifat khusus, yang untuk itu diperlukan bahan pustaka koleksi referensi yang ada di perpustakaan yang bersangkutan dan bahkan di perpustakaan lain.

c)             Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka.

d)            Memberikan bimbingan penggunaan koleksi referensi.

2)   Pelayanan referensi penunjang

a)             Memberikan informasi mengenai penggunaan alat-alat penelusuran koleksi.

b)             Menyelenggarakan pameran koleksi perpustakaan, terutama untuk memperkenalkan bahan pustaka yang baru diterima.

c)             Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga mudah digunakan.

d)            Mencatat dan mengumpulkan data (statistik) kegiatan pelayanan referensi.

e)             Mengadakan kerjasama dengan perpustakaan atau jasa informasi lain dalam bidang penggunaan informasi.

3)   Pelayanan informasi

a)             Mengadakan edaran-edaran tentang peraturan perpustakaan.

b)             Memberikan petunjuk-petunjuk tentang bagaimana menggunakan katalog perpustakaan.

c)             Mengedarkan daftar buku baru.

d)            Menyebarkan brosur-brosur tentang perpustakaan yang bersangkutan.

4)   Layanan-layanan khusus

Kegiatan layanan yang dimaksud adalah kegiatan pengadaan, pengaturan, pengoperasian, pemeliharaan, dan penyampaian berbagai sumber belajar kepada pemakai, termasuk pelayanan khusus ini antara lain pelayanan kunjungan dan pelayanan sebaik-baiknya kepada pengguna.

Pelayanan organisasi sumber belajar dapat dilakukan di dalam dan di luar. Pelayanan di dalam maksudnya pelayanan yang diberikan kepada pengguna yang datang ke pusat sumber belajar untuk mendapatkan sejumlah informasi atau berinteraksi dengan berbagai sumber belajar sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka. Sedangkan pelayanan di luar maksudnya pelayanan yang diberikan kepada mayarakat di semua lapisan, baik di luar maupun di dalam gedung pusat sumber belajar. Bentuk kegiatan yang diadakan misalnya pameran peralatan audio visual, penerbitan buletin, dan sebagainya.

C.  Prinsip-Prinsip Manajemen Pengembangan Instruksional

Pengembangan instruksional merupakan cara yang sistematis dalam mengidentifikasikan, mengembangkan dan mengevaluasi seperangkat materi dan strategi yang diarahkan untuk mencapai tujuan pendidikan tertentu. Hasil akhir dari pengembangan instruksional ini adalah suatu sistem instruksional yaitu mengembangkan secara empirik yang secara konsisten telah dapat mencapai tujuan instruksional tertentu.

Pengembangan instruksional yang bekerja pada pusat sumber belajar hendaknya memiliki kompetensi dalam bidang ini dan telah memperoleh pendidikan dan latihan khusus, memiliki pengalaman yang cukup, pengetahuan yang luas, penampilan yang menyakinkan, dan menguasai bidang evaluasi. Prinsip-prinsip kompetensi yang harus dimiliki pengembang instruksional secara garis besar menurut Mudhoffir adalah (Ali Muhtadi.2005: 95-96) :

a.    Mampu memilih proyek untuk pengembangan instruksional.

Pengembangan instruksional harus dapat membuat situasi dimana segala macam situasi yang dibutuhkan tersedia sehingga keputusan untuk pemilihan pengembangan instruksional menjadi sangat rasional dan relevan sekalipun permintaan akan kebutuhan pengembangan instruksional tersebut sangat spesifik.

Kesesuaian proyek pengembangan instruksional adalah tergantung kepada kesesuaian konteks informasi yang relevan.

b.   Mampu menggali penjajagan kebutuhan.

Dalam menggali (needs assessment) diperlukan konsep sebagai berikut : (1) Menyusun strategi, (2) Membedakan antara kebutuhan belajar non instruksional, (3) membuat sarana untuk keperluan penjajagan kebutuhan (needs assessment) seperti quesioner, angket, dll., (4) Menjelaskan berbagai macam prosedur penjajagan kebutuhan seperti pemilihan pengambilan sampel dari populasi, pemilihan metode survai berikut sarananya, perencanaan analisis data, dsb. (5) Dapat memberikan alternatif pemecahan masalah belajar setelah diberikan data tentang berbagai macam kebutuhan belajar dan penampilan, (6) memilih sarana dan prosedur penjajagan kebutuhan dengan tepat dan dapat memberikan alasan pemilihan tersebut, (7) mengembangkan perencanaan penjajagan kebutuhan, (8) melaksanakan penjajagan kebutuhan.

c.    Mampu menjajagi karakteristik siswa

Dalam menjajagi karakteristik siswa diperlukan hal sebagai berikut :

1.      Menerangkan karakteristik siswa yang mungkin mempengaruhi proyek pengembangan instruksional.

2.      Menetukan metode dan sarana untuk menjajagi karakteristik siswa

3.      Dapat menjajagi dan menerangkan landasan pengetahuan atau keterampilan apa yang telah dimiliki oleh siswa, apa yang masih harus dikuasai sebelum mempelajari sesuatu ( prerequisite), dan bagaimana minatnya.

4.      mengidentifikasikan karakteristik siswa yang relevan dan metode apa yang tepat untuk penjajagannya.

5.      menjajagi karakteristik siswa yang relevan yang akan menjadi target audience untuk diajar dan dilatih.

6.      menilai apakah penjajagan tersebut sudah tepat dan komperhensif.

d.        Mampu menganalisa jenjang pekerjaan dan tugas serta isinya

1.      Mampu menjelaskan teknik analisisnya.

2.      Dapat memilih prosedur analisisnya dan memberikan alasan pemilihannya.

3.      menganalisa jenjang pekerjaan dan tugas serta isi dari tugas tersebut.

4.      menilai apakah analisi tersebut komprehensif dan sesuai

e.    Mampu menyebutkan hasil belajar siswa

1.      Mampu menjelaskan teknik untuk menulis hasil belajar siswa

2.      Mampu meneyebutkan tujuan khusus, hasil belajar, kegiatan siswa, kegiatan pengajar, dan tujuan sekolah atau lembaga atau jurusan

3.      memilih prosedur dalam menyebutkan tujuan khusus dan berikan alasannya

4.      memilih pernyataan tentang hasil belajar siswa.

f.      Mampu menganalisa karakteristik setting

1.    Mampu menjelaskan kategori informasi tentang setting yang mungkin mempengaruhi proyek pembangunan instruksional

2.    Mampu menjelaskan metode dan teknik penjajagan sumber-sumber yang relevan dan hambatannya dalam suatu setting

3.    memilih kategori informasi yang sesuai dan metode penjajagan untuk menganalisa setting dan memberikan alasan pemilihan tersebut.

g.    Mampu mengurutkan hasil belajar

1.      Mampu menjelaskan prosedur pengurutan hasil belajar

2.      memilih prosedur pengurutan hasil belajar dan memberikan alasan pemilihan tersebut

3.      mengurutkan hasil belajar yang telah diketahui.

4.      menguji ketepatan, kelengkapan dan kesesuaian urutannya.

h.    Mampu menspesifikasikan strategi instruksional

1.      Mampu mendefinisikan apa yang dimaksud dengan strategi instruksional

2.      Mampu menjelaskan kriteria yang digunakan untuk menspesifikasikan strategi instruksional yang tepat

3.      memilih strategi instruksional, dan berikan alasan pemilihan tersebut

4.      memutuskan strategi instruksional yang sudah spesifik

i.      Mampu mengurutkan kegiatan instruksional

1.      Mampu mendefinisikan apa yang dimaksud dengan kegiatan instruksional

2.      Mampu membedakan antara kesiapan mengajar dan kegiatan mengajar.

3.      Mampu menjelaskan prosedur pengurutan kegiatan instruksional.

4.      menyusun urutan kegiatan instruksional yang benar dan alasannya.

j.      Mampu memilih sumber belajar

1.      Mampu mendefinisikan apa yang dimaksud dengan sumber belajar.

2.      Mampu menjelaskan perbedaan antara karakteristik bahan dan peralatan instruksional, misalnya film, buku teks, slide, dll.

3.      Mampu menjelaskan perbedaan karakteristik teknik-teknik instruksional seperti ceramah, diskusi, belajar mandiri, dll.

k.    Mampu menciptakan spesifikasi kegiatan instruksional

1.      Mampu menjelaskan konsepsi spesifikasi kegiatan instruksional.

2.      Mampu mengidentifikasi informasi dan kemungkinan bentuk yang seharusnya dilibatkan dalam spesifikasi kegiatan instruksional.

3.      Mampu mengidentifikasikan pernyataan-pernyataan heuristic yang dapat dilaksanakan dalam menciptakan spesifikasi kegiatan instruksional.

l.      Mampu mencari bahan instruksional

1.      Mampu memberikan alasan untuk mencari bahan instruksional.

2.      Mampu menjelaskan bagaimana menempatkan bahan instruksional dalam suatu proyek pengembangan instruksional.

3.      memilih kriteria dan prosedur untuk mengevaluasi, serta memilih bahan materi dan rasional pemilihannya.

m.  Mampu mempersiapkan spesifikasi bahan untuk diproduksi, dengan memiliki kemampuan sebagai berikut: (1) mampu mendefinisikan apa yang dimaksud dengan spesifikasi produk, (2) memilih spesifikasi produksi yang sesuai dan alasan pemilihannya, (3) menilai ketepatan spesifikasinya, kelengkapan, dan kesesuaiannya, (4)menilai apakah produk tersebut sudah konsisten dengan spesifikasinya.

n.    Mampu mengevaluasi instruksional atau latihan

1.      Mampu mendefinisikan apa yang dimaksud dengan evaluasi formatif, evaluasi sumatif, evaluasi tindak lanjut, penilaian berdasarkan acuan norma, dan penilaian berdasar acuan kriteria.

2.      Mampu memberikan penjelasan tentang metodologi evaluasi kualitatif dan kuantitatif.

3.      Mampu memberikan penjelasan teknik penilaian untuk menjajagi apakah tujuan sudah dicapai oleh siswa seperti tes, kuesioner, simulasi, dan sebagainya dengan alasan masing-masing.

o.    Mampu menentukan sistem pengelolaan suatu kursus, latihan atau lokakarya

1.      Mampu menjelaskan komponen-komponen suatu sistem pengelolaan suatu kursus, latihan, atau lokakarya.

2.      menilai kelengkapan dan kesesuaian sistem pengelolaan tersebut.

3.      memilih komponen-komponen perencanaan proyek.(Mudhoffir. 1986:80-89).

Menurut Syihabuddin Qalyubi, dalam bukunya yang berjudul Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi, menyatakan bahwa dalam pengembangan instruksional terdapat 5 prinsip, yakni:

a)        Analisis tugas.

b)        Menyiapkan tujuan dan tes.

c)        Memperbaiki dan menyusun tujuan, memilih media, mendesain dan menyiapkan bahan.

d)       Menguji bahan pelajaran dan mengadakan perbaikan seperlunya pada isi pelajaran dan media.

e)        Menyajikan latihan

D.  Prinsip-Prinsip Manajemen Produksi

Pengelolaan produksi berkaitan dengan materi atau bahan yang menjadi program instruksional. Ada 3 tahap pengelolaan produksi yaitu:

1.      Mengidentifikasi dan menganalisa masalah komunikasi

2.      Merancang dan memproduksi pesan

3.      Mengadministrasikan fasilitas dan personalia produksi media  

Hasil produksi tergantung kepada beberapa hal seperti:

1.      Produser perorangan (produksi yang hanya dilakukan oleh satu orang) tanpa menggunakan pengembangan instruksional.

2.      Produser perorangan yang menggunakan pengembangan instruksional.

3.      Satu unit produksi (yang dikerjakan oleh beberapa orang) tanpa menggunakan pengembangan instruksional.

4.      Satu Unit produksi yang menggunakan pengembangan instruksional (Ali Muhtadi.2005: 97)

Ciri –ciri produksi yang dapat dijadikan sebagai prinsip manajemen produksi, adalah sebagai berikut :

1.      Didasarkan pada suatu informasi , intruksional, atau kebutuhan akan kombinasi yang merupakan penjabaran suatu ide yang dituangkan dalam format yang sesuai sehingga menghasilkan produk fisik yang dilengkapi penjelasan implikasi, evaluasi, penyebaran, dan kegunaanya.

2.      Memiliki ciri–ciri khusus dan asli (tidak merupakan jiplakan) dikerjakan bersama, baik oleh pengembang instruksional maupun oleh ahli media .

3.      Keterampilan merancang oleh pengembang instruksional dan keterampilan memproduksi oleh ahli media harus nampak benar, baik secara horizontal (pengalaman memproduksi) maupun vertikal (tingkat kekompakan dan kesulitan materi)

4.      Dibutuhkan ukuran yang berbeda dalam menilai isi program maupun produk fisiknya.

5.      Mempertimbangkan kualitas produk yang dihasilkan, apakah sesuai dengan kebutuhan belajar atau tidak.

BAB III

PENUTUP

Dalam organisasi sumber belajar terdapat sub-komponen yang terdiri atas unit sistem informasi, unit pelayanan, unit pengembangan instruksional, dan unit produksi. Dari keempat sub-komponen tersebut memiliki prinsip-prinsip manajemen yang berfungsi sebagai acuan dalam pelaksanaan untuk memanajemen masing-masing komponen.

Dari pembahasan di atas menjelaskan bahwa pada hakekatnya prinsip yang dipakai dalam masing-masing sub komponen tersebut adalah sama. Namun, arah dari prinsip tersebut berbeda. Sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai oleh masing-masing sub komponen.

Inti yang diperoleh dari pembahasan makalah  bahwa prinsip dalam suatu manajemen organisasi sumber belajar memiliki peranan penting untuk mengatur dan mengontrol dalam proses manajemen.

DAFTAR PUSTAKA

Ali Muhtadi. 2005. Managemen Sumber Belajar. Yogyakarta: UNY Press.

Anggani Sudono. 2000. Sumber Belajar dan Alat Permainan. Jakarta: PT Grasindo.

Mudhofir. 1986. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Sumber Belajar. Bandung : Remaja Karya.

Syihabuddin Qalyubi. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga.

http://pemasaran.wikispaces.com/file/view/LAYANAN+REFERENSI.pdf. Diakses pada hari Senin, tanggal 2 April 2012.

http://images.ayukw2.multiply.multiplycontent.com/attachment/0/Sr7dMgoKCCcAAHRtVbI1/MANAJEMEN%20SISTEM%20INFORMASI%20PENDIDIKAN.pdf?nmid=286086217. Diakses pada hari Rabu, 4 April 2012.

http://zulkarnainidham.blogdetik.com/2009/03/01/katalog-perpustakaan/. Diakses pada hari Rabu, 4 April 2012.