BAB II
KAJIAN
TEORI
A.
Jenis dan Prinsip Koperasi
Model
koperasi telah diterapkan pada hampir semua bentuk organisasi usaha. Setiap
koperasi dapa digolongkan ke dalam suatu jenis atau kelompok koperasi.
Penjenisan atau pengelompokkan ini secar terus menerus berubah untuk
menyesuaikan diri dengan bentuk-bentuk baru dari koperasi yang sedang
berkembang. Secara umum empat jenis kelompok tersebut, yaitu (Tim Co-op Basic
Training KOPMA UNY) :
1. Koperasi Pemasaran atau Produsen.
Koperasi pemasaran atau
produsen bertujuan untuk membantu distribusi hasil produksi pertanian atau
hasil produksi lainnya. Jenis koperasi ini dapat pula melaksanakan kegiatan
prosesing atau memperhalus hasil
produksi sebelum dipasarkan oleh koperasi.
2.
Koperasi
Pelayanan atau Barang/Konsumen. Koperasi pelayanan juga lebih dikenal sebagai
koperasi konsumen, koperasi eceran atau pembeli. Tujuan umumnya adalah
memberikan pelayanan berbagai macam barang kepada anggota. Modal tradisional
dari koperasi konsumen ialah menjual barang-barang kepada anggotanya dengan
harga pasar dan memberikan kepada anggota pembagian SHU sesuai
jasa/transaksinya pada setiap akhir tahun buku. Model lain dari jenis koperasi
konsumen, dikenal sebagai ‘koperasi biaya langsung’ dengan menggunakan cara
‘membayar ongkos pelayanan’, dimana anggota menyatakan kesanggupan untuk
membayar semua atau sebagian biaya operasional dari ongkos pelayanan setiap
minggu serta membeli barang-barang di toko dengan harga pokok atau sedikit di
atas harga pokok.
3.
Koperasi
Keuangan. Dalam koperasi keuangan, anggota mengumpulkan simpanannya sehingga
mereka dapat memberikan pelayanan pinjaman uang atau pelayanan lain dengan
harga yang layak atau murah. Contohnya pada koperasi simpan pinjam credit union atau koperasi kredit.
4.
Koperasi
Jasa. Istilah koperasi jasa pada umumnya mengacu pada koperasi-koperasi yang
menawarkan kepada anggotanya berbagai fasilitas atau jasa dalam bidang budaya
atau sosial yang belum tersedia.
Sedangkan prinsip-prinsip koperasi adalah pedoman bagi
koperasi-koperasi dalam melaksanakan nilai-nilai koperasi dalam praktek. Adapun
prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut:
1. Keanggotaan secara sukarela dan terbuka.
2. Pengawasan demokratis oleh anggota.
3. Partisipasi anggota dalam kegiatan ekonomi.
4. Otonomi dan kemandirian (independensi).
5. Pendidikan, pelatihan, dan penerangan.
6. Kerjasama antar koperasi.
7. Kepedulian terhadap masyarakat.
B.
Pengertian
Penjualan
Penjualan adalah suatu
usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan
pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pemebeli, guna mendapatkan
penjualan yang menghasilkan laba (Marwan, 1991). Penjualan merupakan sumber
hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu
usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka
sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasikan. Menurut Winardi (1982),
penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari penjelasan tersebut
dalam memindahkan atau mentransfer barang dan jasa diperlukan orang-orang yang
bekerja dibidang penjualan seperti pelaksnaan dagang, agen, wakil pelayanan dan
wakil pemasaran.
C.
Hubungan
Promosi Dengan Penjualan
Dalam kegiatan
pemasaran yang sangat kompleks dan saling berkaitan yang satu dengan yang
lainnya, seperti promosi dan penjualan hendaknya dikelola dengan baik untuk
mencapai tujuan perusahaan, yaitu laba. Promosi berfungsi untuk meningkatkan
volume penjualan juga sebagai strategi untuk menjangkau pembeli untuk melakukan
pertukaran. Sedangkan penjualan adalah pemindahan barang dan jasa yang
dilakukan oleh penjual. Pada umumnya perusahaan yang ingin mempercepat proses
peningkatan volume penjualan akan melakukan untuk mengadakan kegiatan promosi
melalui iklan, personal selling, dan publisitas.
Apabila volume
penjualan dirasakan cukup besar sesuai dengan yang diinginkan serta cukup
mantap, maka umumnya perusahaan menurunkan kegiatan promosi atau sekedar mempertahankannya.
Meskipun demikian seringkali perusahaan dalam menurunkan kegiatan promosi
diikuti pula oleh penurunan penjualan. Hal ini disebabkan oleh karena beberapa
kemungkinan, misalnya penurunan promosi tersebut perlu ditinjau kembali.
Peninjauan tentang keputusan promosi tersebut hendaknya dilakukan dalam skop
yang luas, dengan demikian penyajian penetapan kebijakan promosi yang kurang tepat
dapat dihindarkan (Ridwan Iskandar Sudayat, SE).
D.
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kegiatan
Penjualan
Dalam praktek, kegiatan
penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai berikut: (Swastha dan
Irawan, 1990).
1. Kondisi
dan Kemampuan Penjual.
Transaksi jual-beli atau pemindahan hak milik secara
komersial atas barang dan jasa itu pada prinsipnya melibatkan dua pihak, yaitu
penjual sebagai pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Disini penjual
harus dapat menyakinkan kepada pembelinya agar dapat berhasil mencapai sasaran
penjualan yang diharapkan.untuk maksud tersebut penjual harus memahami beberapa
masalah penting yang sangat berkaitan, yakni:
a. Jenis
dan karakteristik barang yang di tawarkan.
b. Harga
produk.
c. Syarat
penjualan seperti: pembayaran, penghantaran, pelayanan sesudah penjualan,
garansi dan sebagainya.
2. Kondisi Pasar
Pasar, sebagai kelompok pembeli atau pihak yang
menjadi sasaran dalam penjualan, dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya.
Adapun faktor-faktor kondisi pasar yang perlu di perhatikan adalah:
a. Jems pasarnya
b. Kelompok pembeli
atau segmen pasarnya
c. Daya belinya
d. Frekuensi pembelian
e. Keinginan dan
kebutuhan
3. Modal
Akan lebih sulit bagi penjualan barangnya apabila
barang yang dijual tersebut belum dikenal oleh calon pembeli, atau apabila
lokasi pembeli jauh dari tempat penjual. Dalam keadaan seperti ini, penjual
harus memperkenalkan dulu membawa barangnya ketempat pembeli. Untuk
melaksanakan maksud tersebut diperlukan adanya sarana serta usaha, seperti:
alat transport, tempat peragaan baik didalam perusahaan maupun di luar
perusahaan, usaha promosi, dan sebagainya. Semua ini hanya dapat dilakukan
apabila penjualan memiliki sejumlah modal yang diperlukan untuk itu. (Ridwan
Iskandar Sudayat, SE).
4. Kondisi Organisasi
Perusahaan.
Pada perusahaan besar, biasanya masalah penjualan
ini ditangani oleh bagian tersendiri (bagian penjualan) yang dipegang
orang-orang tertentu/ahli di bidang penjualan.
5. Faktor lain.
Faktor-faktor lain, seperti: periklanan, peragaan,
kampanye, pemberian hadiah, sering mempengaruhi penjualan. Namun untuk
melaksanakannya, diperlukan sejumlah dana yang tidak sedikit. Bagi perusahaan
yang bermodal kuat, kegiatan ini secara rutin dapat dilakukan. Sedangkan bagi
perusahaan kecil yang mempunyai modal relatif kecil, kegiatan ini lebih jarang
dilakukan. Ada pengusaha yang berpegangan pada suatu prinsip bahwa "paling
penting membuat barang yang baik". Bilamana prinsip tersebut dilaksanakan,
maka diharapkan pembeli akan kembali membeli lagi barang yang sama. Namun,
sebelum pembelian dilakukan, sering pembeli harus dirangsang daya tariknya,
misalnya dengan memberikan bungkus yang menarik atau dengan cara promosi
lainnya.
E.
Strategi
Penjualan
Yang dimaksud dengan strategi penjualan adalah
memindahkan posisi pelanggan ke tahap pembelian (dalam proses pengambilan
keputusan) melalui penjualan tatap muka.
F.
Tujuan
Penjualan
Umumnya tujuan penjualan dinyatakan dalam volume
penjualan. Tujuan ini dapat dipecah berdasarkan penentuan apakah volume
penjualan yang ingin dicapai itu berdasarkan per wilayah operasi atau per
salesperson di dalam suatu wilayah operasi. Tujuan operasi juga biasanya
dinyatakan dalam target gross margin, tingkat pengeluaran maksimum, atau
pencapaian tujuan tertentu seperti merebut pelanggan pesaing.
Masalah-masalah yang
harus diatasi dalam strategi penjualan adalah :
·
Apakah penekanan diutamakan pada
mempertahankan pelanggan saat ini atau menambah pelanggan yang ada.
·
Keputusan tersebut ditentukan oleh
lamanya wiraniaga berurusan dengan pelanggan, pertumbuhan status industri,
kekuatan dan kelemahan perusahaan, kekuatan pesaing, dan tujuan pemasaran (khususnys
dalam menambah pelanggan).
·
Meningkatkan produktivitas wiraniaga.
Pemanfaatan biaya tinggi (untuk meningkatkan motivasi), kemajuan teknologi
(telemarketing, teleconferencing, cybermarketing, dan penjualan
terkomputerisasi), dan teknik penjualan inovatif (seperti prensentasi dengan
video) banyak menguntungkan pemasar dalam hal memproduktifkan sumber-sumber
armada penjualnya.
·
Siapa yang harus dihubungi bila
berurusan dengan pelanggan organisasi. Hal ini menjadi masalah karena eksekutif
yang berbeda dari pelanggan organisasi memiliki pengaruh masingmasing pada
setiap tahap pada proses pembelian (consideration, acceptance, selection, dan
evaluation). Untuk mengatasinya, penyusun strategi penjualan perlu mengetahui
dan menentukan kapan dan siapa yang harus berhubungan dengan pelanggan
organisasi, serta menganalisis situasi untuk menentukan siapa orang kunci yang
harus dihubungi di pelanggan organisasi.
Besarnya armada penjual
yang efektif. Ada dua metode yang digunakan untuk menentukannya, yaitu :
Ø Jumlah
wiraniaga harus ditambah jika laba penjualan dari wiraniaga baru itu lebih
besar atau sama dengan pengeluaran untuk salespeople yang bersangkutan.
Ø Banyaknya
wiraniaga harus ditentukan berdasarkan beban kerja.
·
Metode kontak wiraniaga dengan pembeli :
ü Penjual
individual dengan pembeli individual,
ü Penjual
individual dengan kelompok pembeli
ü Tim
penjual dengan kelompok pembeli,
ü Conference
selling,
ü Seminar
selling.
·
Jenis penjual yang digunakan :
ü Company
salesforce, yaitu karyawan penuh atau karyawan paruh waktu (part-time) yang
digaji perusahaan.
ü Contractual
salesforce, yaitu organisasi atau individu yang dibayar berdasarkan transaksi
penjualan yang dilakukannya, misalnya sales agent, broker. Industrial agent,
dan lain-lain.
·
Struktur armada penjual :
ü Territorial-structured
salesforce, yaitu setiap wiraniaga yang ditugaskan di wilayah-wilayah
tersendiri yang eksklusif dan menjual semua lini produk perusahaan.
ü Product-structured
salesforce, yaitu setiap wiraniaga yang masing-masing membawahi satu lini
produk perusahaan.
ü Market-structured
salesforce, yaitu setiap wiraniaga dispesialisasikan berdasarkan lini pelanggan
atau industri.
ü Complex-structured
salesforce, yaitu menggabungkan ketiga jenis struktur armada penjual di atas.
BAB
III
PEMBAHASAN
LAPORAN
A. KOPMA UNY
1.
Azaz dan Latar Belakang KOPMA UNY
a. Azaz Kebutuhan. Segala
usaha dan pengembangan harus bertitik tolak pada kebutuhan enggota dan
kebutuhan masa depan KOPMA UNY serta kebutuhan mahasiswa dan lingkungan daerah
kerja pada umumnya.
b. Azaz Partisipasi.
Segala usaha dan pengembangan harus menjadi prestasi bersama yang terwujud dari
partisipasi aktif anggota dan penyelenggara seluruh kelengkapan organisasi yang
dijiwai semangat kewirakoprerasian.
c. Azaz Keselarasan.
Segala usaha dan pengembangan harus berkeselarasan antara kepentingan
masyarakat luas dan anggota juga keselarasan antara pengembangan sumber daya
anggota dan usaha.
d. AzazKemandirian
dan Solidaritas. Segala usaha dan kegiatan harus bertumpu pada kemandirian
koperasi yang berswakarsa, berswadaya, dan berswasembada, disamping itu
berinisiatif menciptakan usaha sesama koperasi dalam upaya membangun jaringan
kerja sama.
e. Azaz Adil dan
Merata. Segala usaha dan kegiatan dalam rangka pengembangan KOPMA UNY harus
dinikmati oleh anggota KOPMA UNY dan masyarakat umumnya.
Berdasarkan
keseluruhan azaz-azaz tersebut, KOPMA UNY mampu mengembangkan berbagai
jenis-jenis usaha dalam lingkup perkoperasian. Adapun ruang lingkup manajamen
KOPMA UNY meliputi: mini market KOPMA UNY, food
court UNY, Garden Cafe, dan Simpan Pinjam. Sedangkan pada
bagian mini market KOPMA UNY, sudah banyak tersedia jasa-jasa layanan bagi
anggota maupun non-anggota KOPMA, seperti Jasa Paket Barang, Jasa Perkreditan, Foto copy, dll.
2.
Visi dan Misi KOPMA UNY
a.
Agen Pembangunan. Sebagai satu kesatuan KOPMA UNY
bersama seluruh anggotanya diharapkan dapat menjadi salah satu agen
pembangunan, panduan dan pelopor pembangunan di setiap wilayah kerja koperasi.
b.
Koperasi Kader. Sebagai satu kesatuan KOPMA UNY
bersama seluruh anggotanya adalah kader koperasi yang tangguh dan profesional
sebagai manusia Indonesia yang berkualitas dan membawa dinamika bagi gerakan
koperasi Indonesia.
c.
Koperasi Kewirausahaan. Sebagai satu kesatuan KOPMA
UNY bersama anggotanya adlah kader kewirausahaan yang mana mampu menciptakan,
membuat dan memanfaatkan setiap peluang dengan menekankan pada nilai, ideologi
serta prinsip koperasi.
d.
Laboraturium Pengembangan. Sebagai satu kesatuan
KOPMA UNY adalah laboraturium untuk mengembangkan segala potensi produktif yang
ada pada setiap anggota KOPMA UNY, dengan memanfaatkan segala kesempatan yang
ada.
e.
Sosialisasi Peran. Sebagai bagian dari organisasi
kemahasiswaan KOMA UNY senantiasa berupaya meningkatkan peran dan citra UNY.
3.
Manajemen KOPMA UNY
Manajemen diperlukan untuk:
a.
Untuk mencapai tujuan organisasi
b.
Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan
yang saling bertentangan.
c.
Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas.
Dalam memanajemen KOPMA UNY, ada beberapa bidang
yang bekerja menangani bagian-bagian khusus pada KOPMA, tugas masing-masing
bidang antara lain sebagai berikut:
a. Ketua Umum.
Sebagai penyelenggara sekaligus pelaksana fungsi manajemen organisasi KOPMA
secara keseluruhan dan penanggungjawab semua aktivitas kegiatan organisasi baik
ke dalam maupun ke luar lembaga.
b. Bidang
Keorganisasian. Sebagai penanggungjawab sekaligus pelaksana fungsi administrasi
dan kerumahtanggaan KOPMA UNY secara keseluruhan.
c. Bidang
Personalia. Sebagai penyelenggara sekaligus pelaksana fungsi-fungsi manajemen
personalia KOPMA UNY secara keseluruhan divisi.
d. Bidang Keuangan.
Sebagai penyelenggara sekaligus pelaksana fungsi-fungsi manajemen keuangan,
penanggungjawab penggalian dan penggunaan dana organisasi.
e. Bidang Usaha.
Sebagai penyelenggara sekaligus pelaksana fungsi-fungsi manajemen usaha
organisasi secara keseluruhan agar tercapai keberhasilan organisasi.
f. Bidang
Pengembangan Sumber Daya Anggota. Sebagai pemegang kewenangan dan kebijakan
terhadap hal yang berkaitan dengan pengembangan sumber daya anggota.
B. Definisi
Sistem Informasi Manajemen
Informasi
dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti
halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung
kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat
dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi,
dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber
daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu,
yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak
dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi
tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem
terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting
(vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective
business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan
informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Sebuah
perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa
menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan
pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya
adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru
tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk
tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi
menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem
pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan
komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan
keputusan.
Manajeman
Sistem Informasi digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan
dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan
sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen
sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk
membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian
manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung
perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Adapun
pengertian Manajemen informasi adalah
pengelolaan data dimana didalamnya mencakup proses mencari, menyusun,
mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dengan kegiatan
yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan
keputusan oleh manajemen. Sedangkan Sistem adalah suatu cara yg ditetapkan
sebelumnya utk menjalankan suatu aktivitas atau seperangkat aktivitas yg biasanya dilakukan secara
berulangkali. Manajemen Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang menyangkut
metoda dan upaya terorganisasi dalam melakukan fungsi pengumpulan data (baik
data-dataa dari dalam dan luar perusahaan) serta dengan menggunakan komputer data-data yang telah
dikumpulkan tadi diproses untuk menghasilkan dan menyajikan informasi yang terkini, akurat dan
cepat bagi para pengambil keputusan
manajemen. Ada pula yang mengatakan bahwa Manajemen Sistem Informasi adalah serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna
meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Definisi sebuah Manajemen Sistem Informasi, istilah yang umum dikenal orang adalah
sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan
dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware)
dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen
dan keputusan, dan sebuah “data base”.
C.
Sistem Informasi Penjualan
a.
Sistem
Informasi Penjualan
Secara harfiah terdiri dari dua kata
yakni sistem dan informasi. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-bersama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu
(Fitzgerald, 1981 dalam situs http://yanazmi.blogspot.com/2009/05/pengertian-sistem-informasi.html).
Sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau
elemen atau sub sistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan
cara-cara tetentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu
fungsi guna mencapai suatu tujuan (Edhy Sutanta, 2003: 4). Karakteristik dari
sebuah sistem antara lain sebagai berikut (Edhy Sutanta, 2003):
1. Mempunyai
komponen (components)
2. Mempunyai
batas (boundary)
3. Mempunyai
lingkungan (environments)
4. Mempunyai
penghubung atau antar muka (interface) antar
komponen
5. Mempunyai
masukan (input)
6. Mempunyai
pengolahan (processing)
7. Mempunyai
keluaran (output)
8. Mempunyai
sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
9. Mempunyai
kendali (control)
10. Mempunyai
umpan balik (feedback)
Sedangkan informasi dapat didefinisikan sebagai data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya. Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung orerasi,
bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan (McLeod,
2001 dalam situs http://12puby.blogspot.com/2012/01/sistem-informasi-penjualan.html). Informasi
merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang paling penting
bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan
keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga, maupun
secara tidak langsung pada saat mendatang (Edhy Sutanta, 2003). Contohnya,
daftar pegawai berdasarkan departemen, daftar pegawai berdasarkan golongan,
rekapitulasi transaksi pembelian pada akhir bulan, rekapitulasi transaksi
penjualan pada akhir bulan, dan lain sebagainya merupakan bentuk informasi.
Adapun fungsi dari informasi adalah sebagai berikut:
a. Menambah
pengetahuan
b. Mengurangi
ketidakpastian
c. Mengurangi
resiko kegagalan
d. Mengurangi
keanekaragaman atau variasi yang tidak diperlukan yang menentukan pencapaian
sasaran dan tujuan.
Ada 4 operasi dasar dari sistem informasi yaitu
mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi. Informasi mungkin
dikumpulkan dari lingkungan dalam atau luar dan memungkinkan didistribusikan ke
dalam atau ke luar organisasi. Contohnya dalam sebuah sistem informasi
penjualan adalah sebagai berikut:
1.
Pengumpulan Data : Transaksi dan faktur
penjualan, transaksi pemesanan.
2.
Pengolahan : Hitung total penjualan
faktur, hitung rekapitulasi penjualan perhari/perminggu, /perbulan, /pertahun,
rugi/laba penjualan.
3.
Penyimpanan : Data penjualan, konsumen,
supplier
4.
Distribusi : Pelanggan, manajer
penjualan dan pimpinan
b. Penjualan dan Manajemen Penjualan
Penjualan merupakan
pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya
dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan
suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan maka semakin besar
pula pendapatan yang diperoleh perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari
transaksi barang atau jasa baik secara kredit atau jasa untuk mendapatkan
sumberdaya lainnya seperti kas atau janji untuk membayar (piutang) penjualan.
Penjualan merupakan sasaran akhir dari kegiatan pemasaran, karena pada bagian
ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian serah terima
barang, maupun perjanjian cara pembayaran yang disepakati oleh kedua belah
pihak, sehingga tercapai suatu titik kepuasan. Manajemen penjualan adalah
perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian program-program kontak tatap muka
yang dirancang untuk mencapai tujuan penjualan tersebut (Dauglas J. Dalrymple
dalam Manajemen Penjualan). Manejemen penjualan juga dapat didefinisikan
sebagai perencanaan, pengarahan, dan pengawasan penjualan tatap muka, termasuk
penarikan, pemilihan, perlengakapan, penugasan, penetuan rute, supervisi,
pembayaran, dan pemotivasian sebgaia tugas yang diberikan pada para tenaga
penjualan (American Marketing Association). Bagian lain dari tugas manajer
penjualan adalah berkaitan dengan pengorganisasian kegiatan penjualan, baik di
dalam maupun di luar perusahaan. Selain itu, menggunakan dan berpartisipasi
dalam mempersiapkan informasi untuk mengambil keputusan pemasaran, seperti
penentuan anggaran, kuota, dan daerah penjualan, serta berpartisipasi dalam
pengambilan keputusan tentang produk, saluran pemasaran, dan politik
distribusi, promosi, serta penetapan harga.
c.
Organisasi
dan Sistem Informasi
Organisasi dan sistem
informasi saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan
organisasi agar memberi informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu
yang penting pada organisasi. Sistem informasi tidak bisa sukses merancang
sistem baru atau memahami sistem yang sudah ada tanpa memahami organisasi. Para
manajer perlu memutuskan sistem apa yang akan dibangun, apa yang akan
dikerjakan, bagaimana diimplementasikan, dan seterusnya (Kenneth & Jane,
2005). Peranan
sistem informasi dalam organisasi dapat dijabarkan sebagai berikut (Alter,
1992):
1)
Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas.
2)
Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian
dalam sebuah sub sistem.
3)
Mengkoordinasikan subsistem-subsistem.
4)
Mengintegrasikan subsistem-subsistem.
Sistem Informasi Penjualan diartikan
sebagai sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi
pemasaran, misalnya berupa ringkasan penjualan (Abdul Kadir, 2003: 98).
Program-program pemasaran pada umumnya dirancang oleh para eksekutif pemasaran
senior, dan program itu meliputi empat komponen utama dari marketing mix: produk untuk dijual, penetapan harga, saluran
distribusi, dan promosi.
D.
Sistem Informasi Penjualan di Koperasi
Mahasiswa UNY
Terdapat banyak macam
contoh yang selalu berkaitan dengan sistem informasi penjualan seperti yang
terdapat di Pasar-pasar tradisional, Supermaket, Alfamart, Indomart, dan
Koperasi-Koperasi yang berorientasikan pada jual-beli suatu barang sebut saja
KOPMA (Koperasi Mahasiswa) termasuk KOPMA UNY. Pada KOPMA sendiri terdapat
sistem informasi penjualan baik secara tunai maupun kredit, dengan tujuan agar
memberikan penjualan yang menguntungkan bagi pemakai dengan menyediakan akses
yang mudah untuk memperoleh data penjualan yang sangat dibutuhkan sehingga
dalam dapat merencanakan program penjualan saat ini dan strategi pemasaran
dikemudian hari serta dapat mempercepat pelayanan penjualan itu sendiri.
Implemantasi manajemen informasi penjualan di KOPMA yang berdasarkan Business Requirement antara lain :
penjualan barang, pendataan kasir, pendataan barang, pendataan anggota
(member), laporan barang, dan laporan penjualan. Sedangkan yang berdasarkan Businnes Value adalah semakin cepat
pelayanan, maka kepuasan anggota menjadi lebih tinggi, dan penjualan barang
menjadi mudah dikontrol sehingga resiko kehilangan keuntungan dan barang dapat
diminimalisir.
Alur penjualan di KOPMA
seperti pada Flow Chart yaitu dimulai
dari :
Sedangkan skema
pembelian barang dari supplier dan skema penjualan barang kepada konsumen:
Selain
itu ada pula beberapa komponen yang telibat dalam manajemen sistem informasi
penjualan KOPMA UNY, antara lain:
a.
Karyawan (kasir, kasir pusat, bagian
administrasi dan pembukuan, bagian laporan keuangan dan perpajakan)
b.
Dokumen
· Pita
Register : data penjualan per konsumen
· Rekap
Pita Register Kas (RPRK) : rekap penjualan per shift (sistem dan manual)
· Bukti
Kas Masuk (BKS) : bukti penerimaan kas oleh kasir pusat
c.
Catatan
· Buku
Catatan Omset : oleh kasir, informasi rekap omset per shift/hari/bulan
· Buku
Kas (divisi+konsolidasi) : informasi mutasi kas (divisi+konsolidasi)
· Jurnal
· Buku
besar : informasi mutasi dan per saldo akun
· Laporan
Keuangan : informasi hasil kinerja KOPMA UNY dan posisi keuangan
Dalam sistem informasi penjualannya
sendiri KOPMA UNY telah memakai dan menerapkan beberapa sistem, diantaranya :
a.
SID (Sistem Informasi Data)
Menyajikam informasi mengenai pendataan barang
(pembelian, retur, penjualan, dan stock barang).
b.
SIA (Sistem Informasi Akuntan)
Menyajikan informasi dalam bentuk jurnal, data
posting dan data laporan keuangan.
c.
SIK (Sistem Informasi Keuangan)
Menyajikan informasi mengenai point anggota yang
bersangkutan (konsumen) dari aktivitas belanja yang dilakukan.
Terkadang suatu sistem dalam bentuk
apapun sering sekali mengalami kerusakan atau hambatan dan keterbatasan dalam
menjalankan sistem tersebut, seperti halnya: adanya gangguan pada sistem
komputerisasi sehingga menghambat pelayanan, ada lagi human eror yang salah
dalam hal menginput sebuah data sehingga data yang disajikan tidak vaild,
selain itu adanya virus juga dapat merusak sebuah bahkan semua data dan
terlebih parahnya adanya kecurangan oleh karyawan yang bisa mungkin terjadi.
Oleh karena itu KOPMA UNY berusaha
mengatasi hal tersebut dengan melakukan main tenance pada sistem secara
berkala, selalu memberikan pelatihan dan kontrol terhadap kinerja karyawan
untuk meminimalisir terjadinya kesalahan, selalu menyediakan arsip data yang
dibuat dalam bentuk manual dan sistem serta membackup semua data, dan juga
menerapkan sistem pengendalian intern secara maksimal.
BAB
IV
KESIMPULAN
Sistem informasi
penjualan di KOPMA (Koperasi Mahasiswa) UNY yaitu suatu pembuatan pernyataan penjualan
KOPMA. Sedangkan dalam pelaksaan kegiatan penjualannya sendiri akan dijelaskan
melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya
pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan
dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan
pencatatan penjualan yang berlaku.
Pada
KOPMA sendiri terdapat sistem informasi penjualan baik secara tunai maupun
kredit, dengan tujuan agar memberikan penjualan yang menguntungkan bagi pemakai
dengan menyediakan akses yang mudah untuk memperoleh data penjualan yang sangat
dibutuhkan sehingga dalam dapat merencanakan program penjualan saat ini dan
strategi pemasaran dikemudian hari serta dapat mempercepat pelayanan penjualan
itu sendiri.
Implemantasi manajemen
informasi penjualan di KOPMA berdasarkan a. Business
Requirement antara lain : penjualan barang, pendataan kasir, pendataan
barang, pendataan anggota (member), laporan barang, dan laporan penjualan.
b. Businnes
Value adalah semakin cepat pelayanan, maka kepuasan anggota menjadi lebih
tinggi, dan penjualan barang menjadi mudah dikontrol sehingga resiko kehilangan
keuntungan dan barang dapat diminimalisir.
0 komentar:
Posting Komentar